Jakie dokumenty powinienem przechowywać

Category: Kart Kredytowych
17 lutego 2021

Więcej w pliku

Możesz wybrać dowolny system prowadzenia dokumentacji odpowiedni dla Twojej firmy, który jasno pokazuje Twoje dochody i wydatki. Działalność, w której się znajdujesz, wpływa na rodzaj dokumentacji, którą musisz prowadzić do celów federalnych. Twój system ewidencji powinien zawierać podsumowanie transakcji biznesowych. To podsumowanie jest zwykle sporządzane w księgach biznesowych (na przykład w dziennikach księgowych i księgach). Twoje książki muszą wykazywać Twój dochód brutto, a także potrącenia i kredyty. W przypadku większości małych firm konto bieżące firmy jest głównym źródłem wpisów do ksiąg handlowych.

Niektóre firmy decydują się na używanie programów do elektronicznego księgowania lub innego rodzaju systemu elektronicznego do rejestrowania i organizowania swoich zapisów. Wybrany program lub elektroniczny system księgowy powinien spełniać te same podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, o których mowa powyżej. Wszystkie wymagania, które mają zastosowanie do ksiąg papierowych i zapisów, dotyczą również zapisów elektronicznych. Bardziej szczegółowe informacje można znaleźć w publikacji 583, Rozpoczynanie działalności gospodarczej i prowadzenie dokumentacji.

Pomocnicze dokumenty biznesowe

Zakupy, sprzedaż, listy płac i inne transakcje, które masz w swojej firmie, będą generować dokumenty pomocnicze. Dokumenty uzupełniające obejmują dowody sprzedaży, opłacone rachunki, faktury, pokwitowania, pokwitowania depozytu i anulowane czeki. Te dokumenty zawierają informacje, które musisz zapisać w swoich książkach. Ważne jest, aby zachować te dokumenty, ponieważ stanowią one potwierdzenie zapisów w książkach i zeznaniu podatkowym. Powinieneś je przechowywać w uporządkowany sposób i w bezpiecznym miejscu. Na przykład uporządkuj je według roku i rodzaju przychodów lub kosztów.

Poniżej przedstawiono niektóre rodzaje dokumentacji, które należy przechowywać:

  • Dochody brutto to dochód, jaki uzyskujesz ze swojej firmy. Powinieneś zachować dokumenty potwierdzające, które pokazują kwoty i źródła twoich wpływów brutto. Dokumenty dotyczące wpływów brutto obejmują:
    • Taśmy kasowe
    • Informacje dotyczące depozytu (sprzedaż gotówkowa i kredytowa)Książki pokwitowańFakturyFormularze 1099-MISC Zakupyto przedmioty, które kupujesz i odsprzedajesz klientom. Jeśli jesteś producentem lub producentem, obejmuje to koszt wszystkich surowców lub części zakupionych w celu wytworzenia gotowych produktów. Twoje dokumenty potwierdzające powinny określać odbiorcę, zapłaconą kwotę, dowód wpłaty, datę poniesienia i zawierać opis pozycji, aby wykazać, że kwota dotyczy zakupów. Dokumenty do zakupów obejmują:

      • Anulowane czeki lub inne dokumenty stanowiące dowód wpłaty / przekazanych środków elektronicznych
      • Paragony kasowePotwierdzenia i wyciągi z kart kredytowychFaktury Uwaga: może być potrzebna kombinacja dokumentów potwierdzających, aby uzasadnić wszystkie elementy zakupu.Wydatkito koszty, które ponosisz (inne niż zakupy), aby prowadzić swoją działalność. Twoje dokumenty potwierdzające powinny określać odbiorcę, zapłaconą kwotę, dowód płatności, datę poniesienia oraz zawierać opis zakupionego przedmiotu lub otrzymanej usługi, który wskazuje, że kwota była wydatkiem biznesowym. Dokumenty dotyczące wydatków obejmują:

        • Anulowane czeki lub inne dokumenty stanowiące dowód wpłaty / przekazanych środków elektronicznych
        • Paragony kasoweWyciągi z kontaPotwierdzenia i wyciągi z kart kredytowychFaktury Uwaga: może być konieczne połączenie dokumentów uzupełniających w celu uzasadnienia wszystkich elementów wydatku.

          Wydatki

          na podróże, transport, rozrywkę i upominki W przypadku odliczenia kosztów podróży, rozrywki, upominków lub transportu musisz być w stanie udowodnić (uzasadnić) pewne elementy wydatków. Dodatkowe informacje można znaleźć w publikacji 463, Wydatki na podróże, rozrywkę, upominki i samochód.

        • Aktywato własność, taka jak maszyny i meble, których jesteś właścicielem i których używasz w swojej firmie. Musisz prowadzić ewidencję, aby zweryfikować pewne informacje o majątku firmy. Potrzebujesz rekordów, aby obliczyć roczną amortyzację oraz zysk lub stratę przy sprzedaży aktywów. Dokumenty dotyczące zasobów powinny zawierać następujące informacje:
          • Kiedy i jak nabyłeś aktywa
          • Cena zakupuKoszt jakichkolwiek ulepszeńOdliczenie na podstawie sekcji 179Odliczenia potrącone z tytułu amortyzacjiPotrącenia z tytułu strat poniesionych w wyniku ofiar, takich jak straty wynikające z pożarów lub burzJak wykorzystałeś zasóbKiedy i jak pozbyłeś się składnika aktywówCena sprzedażyKoszty sprzedaży

            Poniższe dokumenty mogą zawierać te informacje.

            • Faktury zakupu i sprzedaży
            • Oświadczenia końcowe dotyczące nieruchomości
            • Anulowane czeki lub inne dokumenty identyfikujące odbiorcę, kwotę i dowód wpłaty / przekazane środki elektroniczne
            • Podatki od zatrudnienia

              Istnieją określone dokumenty podatkowe dotyczące zatrudnienia, które należy przechowywać. Przechowuj wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia przez co najmniej cztery lata. Dodatkowe informacje można znaleźć w Dokumentacji dla pracodawców i publikacji 15, Okólnik E: Przewodnik podatkowy dla pracodawców.

We use cookies to provide you with the best possible experience. By continuing, we will assume that you agree to our cookie policy